| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
3.9. Організація контролю за ходом виконання плану товарообігу |
||
|
Поряд з плануванням і організацією, функція контролю виступає в якості основного завдання керівництва організації, яка дає можливість встановлювати відхилення результатів поточної діяльності від запланованих, аналізувати причини цих відхилень і виробляти відповідні коригувальні заходів для їх усунення. Будучи заключним етапом процесу досягнення цілей функціонування організації, контроль забезпечує можливість стеження за характером змін об'єкта управління в порівнянні з його бажаним станом. Таким чином, процес контролю спрямований на досягнення організацією власних цілей, і його зміст як функції управління складається з: вироблення правил, стандартів, показників і критеріїв діяльності; виміру її поточних результатів; виявлення відхилень від встановленого режиму діяльності та їх причин; здійснення коригувань поведінки організації або окремих її ланок, працівників. Предметом контролю повинна бути вся діяльність організації за винятком вищого керівництва, робота якого, в основному перевіряється вищестоящими органами управління і відноситься до функції зовнішнього контролю. Ступінь досконалості системи внутрішнього контролю багато в чому визначається рівнем організації управлінської діяльності, тобто характером розподілу функцій і відповідальності за їх належне виконання, наявністю чітких правил і процедур здійснення управлінських дій, планів, точних вказівок, інструкцій, нормативів, рекомендацій та інших, узгоджених між собою загальних організаційних заходів. При зіставленні результатів поточної діяльності організації з встановленими стандартами визначається, якою мірою вони відповідають очікуванням і допустимі чи виявлені відхилення. Тому, виходячи з масштабів і характеру діяльності фірми, встановлюються масштаби допустимих відхилень, а система контролю включається в аналіз їх причин та вироблення коригувальних дій лише в тому випадку, коли фактичне відхилення від встановленого стандарту перевищує допустиму величину. Якщо б реакція системи контролю здійснювалася навіть при найменшому відхиленні, то вона була б недостатньо ефективною, тобто ефект від її функціонування знижувався б за рахунок значних витрат на коригуючі дії. Після зіставлення досягнутих результатів з встановленими стандартами необхідно вирішити, що робити: - нічого не робити; - усувати відхилення; - переглянути стандарт. Якщо аналіз показує, що при виявленому відхиленні цілі досяжні, то краще не вживати ніяких додаткових заходів, але при цьому продовжувати уважно стежити за ситуацією. Запобігливість контролю є основною його рисою або найважливішою властивістю, тому суть коригуючого впливу на керований процес (об'єкт) зводиться до виявлення справжніх причин виниклого відхилення від стандартного образу функціонування та оперативної вироблення ефективного управлінського рішення. При цьому слід враховувати той факт, що відхилення може бути викликано безліччю різних факторів. Саме тому треба переконатися, що намечаемое вплив не створить додаткових труднощів в суміжних, об'єктивно взаємопов'язаних між собою сферах діяльності організації. Поряд з цим аналіз може показати, що стандарти діяльності, засновані на планах і що носять, в основному, тому прогнозний характер, завищені, або, навпаки, значно занижені. У таких випадках вдаються до перегляду стандартів у бік зближення їх з більш реальними величинами. Контроль за діяльністю робить істотний вплив на поведінку людей. При правильно побудованому контролі співробітники будуть намагатися уникати помилок, чітко дотримуватися технологію своєї роботи, не здійснювати сумнівних угод, більш точно спрямовувати свої зусилля на досягнення цілей організації і концептуальних основ її діяльності. При необхідно враховувати, що контроль не повинен бути одностороннім, так орієнтація працівників тільки на якісь одні підконтрольні параметри в інтересах отримання схвалення керівництва може призвести до ігнорування ними загальних цілей організації, що носять, як правило, комплексний, багатофакторний характер. А такою ситуацією неминуче скористаються фірми-конкуренти, що завдасть шкоди ефективності та перспектив діяльності. У той же час контроль не повинен бути надмірним, щоб не дратувати персонал, а тільки таким, як це дійсно необхідно для успішної роботи організації. Чи не рекомендується встановлювати несправедливо високі і нереальні з позиції можливостей здійснення стандарти діяльності. Одночасно вони не повинні бути легкими для виконання, так як при цьому може знижуватися їх мотиваційний вплив. Важливо створити систему ефективної мотивації персоналу за досягнення стандартів, так як згідно з «теорії очікувань» є чітка взаємозалежність між результативністю і характером винагороди. Контроль повинен орієнтуватися, як правило, на стратегічні сфери діяльності. У менш важливих напрямках абсолютний контроль нераціональний, а його використання відволікає увагу працівників від основних завдань організації. Контроль повинен здійснюватися своєчасно, виходячи з характеру діяльності, швидкості змін, що відбуваються в ній або пов'язаних з нею, а також витрат на вимірювання показників результативності. Своєчасність полягає у встановленні оптимальних часових інтервалів між вимірами в такому діапазоні, щоб можливі небажані відхилення не привели до кризових ситуацій. Не менш важливою властивістю контролю є гнучкість, тобто його оперативне коректування, адекватна що відбувається змін у зовнішній і внутрішньому середовищі організації. У той же час контроль повинен бути максимально простим, економічним, що задовольняє інтереси всіх сторін до відповідає їх потребам і можливостям. Контроль за реалізацією плану продажу товарів має виключно важливе значення в управлінні організацією торгівлі. Систематичний і дієвий контроль за ходом виконання плану товарообігу дозволяє успішно вести торгово-виробничу діяльність, забезпечує виконання фінансових планів, сприяє ефективному використанню всіх видів ресурсів. У процесі контролю за виконанням плану продажу товарів доцільно намітити контрольні точки, за якими визначається, як відбувається реалізація встановлених завдань. Як правило, плани розвитку товарообігу складають на рік вперед, але контроль за ходом їх виконання може бути щоденним на основі даних про надходження торговельної виручки і стосовно до термінів здачі товарно-грошових звітів, наростаючим підсумком з початку місяця, кварталу. У ході контролю за реалізацією плану продажу товарів використовуються й інші джерела інформації: дані бухгалтерського і статистичного звіту; результати обстежень; матеріали ревізій; акти приймання товарів за кількістю та якістю і т. д. Такі матеріали дозволяють своєчасно виявити відхилення від виконання встановленого плану і прийняти необхідних заходів щодо їх усунення. Одним з головних умов виконання плану роздрібного товарообігу є ефективна організація надходження товарів і стан товарних запасів. Невідповідність товарного забезпечення обсягу і структурі попиту, створення поточних запасів товарів нижче нормативу веде до перебоїв у торгівлі і є причиною нерівномірного виконання плану. Освіта наднормативних товарних запасів призводить до затоварювання і погіршує фінансове становище організації торгівлі. Отже, у процесі контролю необхідно виявити ступінь збалансованості планів продажу товарів з товарним забезпеченням в цілому і за структурою, перевірити наявність у продажу товарів затвердженого асортименту, встановити відповідність запасів товарів попиту населення, обгрунтованість їх розміщення по організаціям і торговим одиницям. Контролюючи виконання плану роздрібного товарообігу, слід визначити, чи доцільні оптові поставки товарів і яким чином вони впливають на фінансове становище роздрібних торговельних організацій. В останні роки, поряд з традиційним поняттям «контроль», формується концепція «контролінгу». Контролінг - це ефективна система управління, інтегруюча планування, традиційний облік і контроль, маркетинг і забезпечує довготривалу конкурентоспроможність існування фірми. Основні принципи цієї системи: «Сьогодні робити те, про що інші завтра тільки будуть думати, орієнтація на ділову стратегію і перспективу, облік економічних, соціальних та екологічних факторів, оптимізація прибутку (замість традиційної максимізації), завчасне розпізнавання проблем, оригінальна методика обліку прямих витрат на виробництво продукції ». В цілому треба відзначити, що «контролінг» вбирає в себе всі досягнення сучасного менеджменту, пронизує його системної методологією, при якій всі фактори управлінської діяльності перебувають під постійним систематизованим контролем, розглядаються як взаємопов'язані, взаємообумовлені і взаємодіючі між собою. Контрольні функції в магазині як правило покладаються на керівника. Контроль проводиться як всередині самого магазину, так і зовні - керуючої організацією. Внутрішній контроль проводиться шляхом перевірки готівки в касі з касовими чеками. Зовнішній контроль полягає у передачі в головну організацію зведених даних по товарообігу за кожен день. І якщо спостерігаються відхилення в бік зниження показника, то магазин повинен відзвітувати і пояснити причини цих відхилень. Стабільність і процвітання організації торгівлі в сучасних умовах багато в чому залежить від використання передових технологій обліку і залисинами інформації, повного контролю товарних і фінансових потоків. Зі зростанням конкуренції на ринку роздрібної торгівлі на перший план виходить завдання ефективного управління товарними запасами. Її рішення немислимо без застосування відповідних систем автоматизації, що базуються на сучасних технологіях ідентифікації товарів (штрих-кодування), їх обліку із застосуванням сканерів, кас, ваг, терміналів збору даних, а також прийняття управлінських рішень. Однак, кожне підприємство має свою специфіку (розміри торгової площі, вид обслуговування покупців і їх кількість, асортимент товарів, бюджет проекту автоматизації та багато іншого), що вимагає індивідуального підходу до його автоматизації. Автоматизація магазину дає: - можливість вести облік наявності та руху товару на складі в реальному режимі часу. Це дозволяє раціонально планувати і вести закупівлю товару, будувати прогнози, проводити аналітику продажів товару; - контролювати терміни реалізації товару; - уникнути уцінок, застарівання товару; - оптимізувати товарні запаси; - вести контроль і усувати недостачі і розкрадання; - значно підвищити продуктивність касових місць і, як наслідок, скоротити їх кількість і збільшити продуктивність; - вести оперативний облік товару та гарантійних зобов'язань; - з великою зручністю і продуктивністю організувати прийом і видачу товару; - значно зменшити кількість помилок; - швидко оформляти необхідні документи. Комп'ютерна обробка інформації та автоматизовані технології все глибше проникають у всі сфери нашого життя. Є зрушення і в роздрібній торгівлі. Сучасні великі торгові об'єкти вже давно застосовують автоматизовані технології обліку товарів. В останні роки на білоруському ринку зростає пропозиція касових апаратів, що працюють з кодом (або штрих - кодом) товару. Такий касовий апарат (КСА - касовий суммирующий апарат) має, як правило, незалежну пам'ять на певну кількість найменувань товару (від 2500 до 20000 і більше найменувань, в залежності від моделі). Ця пам'ять («прайс-лист» каси) поповнюється і коригується за допомогою керуючого комп'ютера. У процесі продажу касир вводить код товару (за допомогою сканера штрих-кодів або вручну). Касовий апарат відшукує в своєму прайс-листі відповідну введеному коду запис, з якої дізнається необхідні для проведення продажу дані: найменування, ціну та іншу службову інформацію. Найменування, ціна і сума по даній операції друкуються в чеку покупця. При закритті чека КСА додає на відповідні регістри обліку, інформацію про кількість і суму проданих і зазначених у даному чеку товарів. Після закінчення зміни цю інформацію (по суті, звіт про реалізацію) можна вважати за допомогою комп'ютера і обробляти. З вищесказаного видно, що за наявності відповідного програмного забезпечення можна організувати оперативний облік товарів у торговельному залі та у магазині в цілому. Крім того, застосування сучасних технологій штрихового кодування спрощує роботу касира і істотно скорочує час обслуговування покупця. На початкових етапах підготовки до переходу на нові технології необхідно визначитися з типом і кількістю касових апаратів. Цей вибір залежить від асортименту товарів, розмірів і структури магазину. У разі невдалого вибору можливі великі матеріальні втрати. Одним з найважливіших моментів є підбір і навчання персоналу магазину. Досвід показує, що люди повинні бути добре навчені, уважні і відповідальні. Персонал дожжен бути навчений до початку експлуатації програмно-технологічного комплексу. Інакше можливі збої в роботі магазину аж до повної зупинки торгівлі. Також має бути проведений цілий комплекс організаційно-технічних заходів, спрямований на забезпечення нового технологічного процесу роботи магазину. Кожен працівник, починаючи від завідуючої і закінчуючи вантажником і комірником, зобов'язаний чітко уявляти собі, що вся інформація про рух товарів у магазині повинна потрапляти у комп'ютери й там оброблятися, в іншому разі не буде забезпечена достовірність. Персонал, який експлуатує програму, стає одним з центральних ланок магазину, оскільки володіє найбільш повною та достовірною інформацією про рух товару, його залишках, ціни, терміни придатності, про суми і терміни заборгованості перед постачальниками і т.д. Нерідко персонал не схвалює запровадження нових технологій, розуміючи, що це загрожує їх звичного укладу роботи, а інший раз і благополуччю. Деякі просто не можуть виконувати нові обов'язки. Керівництво магазину має зайняти в цих питаннях жорстку позицію, інакше всі нововведення приречені на провал. Воно повинно чітко розуміти, що впровадження нових технологій - не самоціль і переваги від них не лежать на поверхні. Можна виділити наступні переваги автоматизації: 1. Виробляється кількісний і сумовий облік залишків і руху конкретного товару на складі і в магазині, в результаті чого є можливість простежити весь ланцюжок руху товару - від приходу на склад до реалізації через торговий зал. 2. Надається можливість простежити за взаємовідносинами з конкретним постачальником і конкретними сумами, що підлягають сплаті чи поверненню, термінами виникнення заборгованості в календарних і банківських днях. 3. Надається можливість працювати на різних рівнях аналітичного обліку: - товар; - група товарів; - документ (накладна, рахунок-фактура тощо); - постачальник або оптовий покупець; - склад, магазин, матеріально відповідальна особа; - торгове підприємство в цілому; - будь-яке довільно вибране кількість товарів. На будь-якому з цих рівнів можна проводити аналіз руху, залишків, цін, сум, а також одержувати велику кількість найрізноманітніших звітів, список яких можна розширювати. 4. Контроль за своєчасним поповненням, товарами торгового залу. З'являється можливість прогнозування залишків того чи іншого товару відповідно до темпів його розпродажі. Це дозволяє оперативно реагувати на купівельний попит і більш повно його задовольняти. 5. Спрощення переоцінок товарів. 6. Спрощення та прискорення переобліку товарів на складі і в магазині. Рахункова комісія звіряє фактичні залишки з інвентаризаційною відомістю (обліковими залишками) і вносить фактичну кількість безпосередньо в цю відомість. 7. Полегшення роботи касира-оператора - немає необхідності пам'ятати і вводити ціну товару. Касир працює з кодом товару, який або зчитується сканером штрих-коду, або вводиться вручну (для «неоштріхованних» товарів). Ціна витягується за цим кодом з прайс-листа, сформованого заздалегідь. 8. Скорочення часу обслуговувати покупця за рахунок зчитування коду товару сканером. 9. Спрощення роботи з ваговим товаром. Застосовуються системні ваги, які друкують штрих-код товару (код товару + вага + службова інформація), який потім сприймає касовий апарат, або ваги, що підключаються безпосередньо до каси. 10. Відстеження товарів з вичерпаним термінами зберігання, з простроченим сертифікатом придатності. В даний час найчастіше зустрічається ситуація, коли автоматизований тільки бухгалтерський облік. Для ефективного управління організацією торгівлі керівництво має запровадити нову інформаційну систему, яка дозволить в комплексі автоматизувати завдання оперативного і управлінського обліку, аналізу і планування торгових операцій. Це дозволить підприємству не тільки полегшити торговельний процес, а також надасть інформацію про реалізацію товарів. Це надає можливість накопичувати інформацію про продаваної продукції в розрізі цін, марок, виробників. Крім цього, дана система дозволяє досить оперативно зібрати інформацію про продаж конкретного виробу на конкретну дату за певний період часу. Всі відомості, отримані в результаті роботи такої системи, будуть цінним матеріалом для вивчення та аналізу купівельного попиту, а також прогнозування в майбутньому для прийняття управлінських рішень з укладання договорів на постачання товарів, щодо застосування торгових знижок. За допомогою цієї системи можна також отримати інформацію для аналізу ставлення покупців до певного виробника і його товару, залежно купівельного попиту від оформлення товару та його ціни та ін Наприклад, недавно на ринку програмного забезпечення з'явилася нова програми «1С: Підприємство 8.0. Управління торгівлею », вартістю близько 2 млн. руб .. Новий продукт дозволяє здійснювати планування і аналіз продажів, поставок, закупівель, складських запасів, управляти взаємовідносинами з контрагентами і ціноутворенням, аналізувати товарообіг підприємства і його торговельну діяльність у цілому. Дана система є найбільш оптимальною для середнього торгового підприємства за співвідношенням «ціна-якість». Крім того, автоматизація повинна забезпечити інтеграцію з торговим обладнанням. Це дозволить оперативно обробляти результати продажів, контролювати помилки, підтримувати систему знижок і премій для стимулювання продажів, швидко проводити інвентаризації в торговому залі і т.д. |
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "3.9. Організація контролю за ходом виконання плану товарообігу" |
||
|
||