| Головна |
| « Попередня | Наступна » | |
12.2 Засоби оснащення робочих місць службовців |
||
|
Засоби складання документів. В даний час більшість документів, що створюються службовцями, підготовляється за допомогою друкарських машинок, сучасні моделі яких оснащені табуляторами для друкування таблиць, пристроями швидкого введення паперу, друкування на рулонному папері і бланках і т.д. Разом з тим вони забезпечують автоматизацію деяких повторюваних операцій (наприклад, операцію підкреслення). При складанні текстових документів друкаркою, секретарем, діловодом і деякими іншими працівниками може бути успішно використана електрична друкарська машина типу "Ятрань", яка в порівнянні з механічною більш продуктивна, в значній мірі економить фізичні зусилля. Застосування пишучих автоматів з програмним управлінням типу "Оргтекст-2д" представляє собою комплекс пристроїв, який дозволяє автоматично здійснювати процеси обробки текстів, у тому числі реєстрацію, відтворення, напівавтоматичне і програмну сортування, розрахункову обробку та коригування алфавітно-цифрової інформації, автоматизацію процесів складання та редагування текстових і табличних документів, складання, редагування і роздрук текстів документів. Комплекс складається з центрального процесора, дисплея, клавіатури, блоку управління програмами і чотирьох накопичувачів на гнучких магнітних дисках. Робота може вестися в діалоговому режимі. Подальшій модифікацією даного комплексу є комплекс типу "Армтекст-01", що має більш широкі функціональні можливості і досконалу технічну базу. В якості засобів складання документів, їх редагування, тиражування можуть бути використані також і настільні видавничі системи, що включають в себе персональні комп'ютери, лазерні принтери, сканери. Сьогодні існує понад 50-ти програм видавничих систем. Найбільш відомі програми Page Maker фірми Aldus Corp., Xerox, Ventura Publisher, що поставляються фірмою Rank Xerox. Необхідність лазерних принтерів пояснюється тим, що вони дають більш високий дозвіл при друку текстів і малюнків, ніж матричні принтери високої якості. Лазерні принтери на відміну від матричних по спроможності найбільш близькі до набірному обладнанню (300 х 300 або 400 х 400 точок (дюйм)). Лазерні принтери для настільних видавничих систем працюють з мовою опису сторінки Post Script, запропонованим фірмою Adobe Systems. Ця мова також підтримується лазерними принтерами багатьох фірм-виробників, наприклад, IBM, Texas Instruments, Digital Equipment Corporation та ін Всі лазерні принтери, що працюють з мовою Post Script сумісні між собою і з набірним обладнанням високого дозволу Allited Linotype u Compugraphic. Фірмі (організації) досить мати один комплект для остаточної друку тиражу, так як набірне обладнання занадто дорого для його широкого розповсюдження в ділових сферах, воно високопродуктивно і забезпечує високу якість друкованої продукції. Для роботи з принтером певного типу в середовищі Windows необхідно спеціальне програмне забезпечення - драйвер принтера. В системі Page Maker використовуються стандартні набори драйверів принтерів, що входять в Windows, а також є ряд додаткових драйверів, які можуть бути швидко активізовані. Загалом у системі Page Maker доступні драйвери, що охоплюють практично всі лазерні принтери фірм IBМ, Xerox, Digital Equipment Corporation, Hewlett-Packard, AST Research, QMS, Qume, Cobrate, Texas Instruments і Epson. Крім того, Windows підтримує будь принтери, що сприймають мову Post Script, Interpress (мова опису документів фірми Xerox) або DDL, a DDL (мова фірми Hewlett-Packard) і роботу з будь-якими принтерами, емулюються матричний принтер Epson FX-80. При роботі з деякими принтерами (наприклад, HP LaserJet і Apple Laser Writer) Page Maker має можливостями вибіркової друку сторінок, відбору листів з декількох касет подачі паперу, друку уздовж або поперек сторінки і зміни дозволу друку. При роботі з принтером HP LaserJet в програмі верстки можна вибирати шрифти з змінних касет принтера. Page Maker може виводити файл на принтер або створити файл друку, який потім може бути переданий на інший комп'ютер через модем, телефонну лінію або просто на гнучкому диску. Набір обладнання і програмних засобів залежить від поставлених завдань. Так, для видання інформаційних бюлетенів невеликої фірми буде потрібно жорсткий диск об'ємом, достатнім для зберігання накопичилися за рік текстів (для цього достатньо 200-400 Мбайт). Для роботи програми верстки Page Maker в середовищі Windows необхідна ПЕОМ типу IBМ PC / AT. В якості графічного адаптера може бути використаний монохромний або кольоровий графічний адаптер спільний з дисплеєм високого дозволу. Windows дозволяє використовувати монітори високого дозволу розміром в повну сторінку, наприклад монітори фірм Wyse Technology, Macro Display Systems (монітор Cenius VHP), Monitern (монітор Vi King) і Conographic (монітор Cono Vision 2800). Для складання різного роду звітності, наприклад, квартальних звітів, які містять безліч таблиць, існує ряд офісних комплектів програм для текстового редактора Windows. Це програми: Microsoft Office Professional, Lotus Smartsuite, Borland Office. Ці комплекти останнім часом набувають серед користувачів все більшу популярність через тісної інтеграції між їх компонентами (типовий набір яких - текстовий процесор, електронна таблиця і база даних) і відносно невисокій вартості всіх додатків, що входять в той чи інший комплект. Найбільш кращим комплектом додатків є комплект Microsoft Office Professional. Він складається з текстового процесора Word, електронної таблиці Excel, бази даних Access, пакетів Power Point і Outlook Express. Крім тісної інтеграції між компонентами, цей комплект пропонує найбільш потужний набір додатків. Його електронна пошта, текстовий процесор і система управління базами даних краще в порівнянні з іншими. Крім цього, він містить найбільшу кількість спільно використовуваних утиліт, таких, наприклад, як програма орфографічного контролю, споживає менше машинних ресурсів. Microsoft Word може бути використаний для складання різноманітних текстів: листів, довідок, звітів. Microsoft Excel - програма, що дозволяє створювати різні таблиці і форми рахунків. Power Point - пакет для створення комп'ютерних презентацій, який допомагає користувачам готувати доповіді для нарад і створювати веб-сторінки у зрозумілій і привабливій формі (слайди, текстові файли, таблиці, діаграми, картинки та ін.) . Для автоматизації офісної облікової діяльності, наприклад, бухгалтерського обліку може бути рекомендована обліково-документационная система "Док-експерт". Вона представляє наступні можливості: створювати власні бази даних, задавати формати документів, програмувати прості процедури обробки даних. Ця система управління базами даних повільніше, наприклад, ніж FoxPro, але для малих підприємств з невеликими обсягами інформації володіє певними перевагами. Для стильового оформлення документів (стильове оформлення - основa сучасних редакторів) може бути рекомендований текстовий редактор TBIP 3.0) фірми "Комп'ютер Плюс". Будь-який документ (стаття, звіт, заява тощо) характеризується стилем оформлення. Стиль включає опис формату сторінки, набір використовуваних в документі шрифтів і сукупність текстових форматів (звичайний текст, назва, анотація). Текстовий формат визначає: основний шрифт відображення тексту; розміщення абзацу на сторінці документа; режим вирівнювання і перенесення тексту; розміщення позицій табуляції; спеціальні параметри абзацу. Користувач може застосовувати в документі будь-яку кількість текстових форматів у відповідності зі своїми потребами в оформленні та структурою документа. Формат сторінки документа задається у фізичних розмірах аркуша паперу; задаються ширина полів, відступаючи від країв паперу і т.п. У комплект поставки TBIP 3.0 входять шрифти: SANSERIF (розміром 8, 10 або 12 пунктів), TYPEWRITER (друкарська машинка) і GREEK (грецький алфавіт і спеціальні символи, розміром 8, 10 і 12 пунктів) . Шрифти можуть бути нормальною (10 символів на дюйм), щільною (17 символів на дюйм) і розрідженій (5 символів на дюйм) щільності. Користувач може використовувати будь-яку комбінацію. Є також додаткові атрибути: курсив, напівжирний підкреслення. Передбачена можливість редагування та форматування текстів, редагування таблиць, обчислення в таблицях. Редактор TBIP 3.0 може використовувати файли, підготовлені у форматі ASCII, який є стандартом для DOS, а також підготовлені в текстових редакторах TBIP 2.0 і ЛЕКСИКОН. Підготовлені документи в редакторі TBIP 3.0 представляються у форматі ASCII і придатні для роботи у видавничих системах Ventura Publisher і Page Maker. Для перевірки орфографії в редакторі є три орфографічних словника: українська, російська та англійська. Редактор TBIP 3.0 має програми підтримки друку на матричних 9 і 24 голчастих принтерах і лазерних типу HP LaserJet. Користувачем може бути створений каталог різних принтерів з тим, що б надалі при друку вибирати будь-який з них. У редакторі є ряд утиліт. Основні з них: простий вбудований калькулятор; процедура для малювання рамок за допомогою символів псевдографіки; таблиця символів, що дозволяє вводити в текст довільні символи того чи іншого шрифту; глосарії текстових документів. При складанні різного роду документації може бути використано лінгвістичне програмне забезпечення, яке включає в себе: програми орфографічного та граматичного контролю текстів; словники синонімів і антонімів; тлумачні словники; електронні двомовні словники; програми-перекладачі. Для всіх систем програм-перекладачів, розроблених в СНД, єдиною мовою, з якого і на який може здійснюватися переклад, є англійська. Фірма ПРОМТ виробляє перекладачі інших європейських мов. Приклади систем (програм-перекладачів): STYLUS виробництва Санкт-Петербурзької фірми "ПРОМТ"; ПАРС - розробка Харківської фірми "Лінгвістика 93"; САРМА - виробництво Санкт-Петербурзької фірми "САРМА-ЛТД". Системи мають версії для DOS і Windows. Американо-російські розробки програм машинного перекладу: система LTGOLD, GTS. Система LTGOLD - розробка фірм Lingia Tech Systems Inc; система GTS - розробка американської фірми Globalink. В якості менеджера індивідуальної (особистої) інформації може бути використано програмне забезпечення Side Kick Windows 1.0, яке пропонує календар з великими чіткими розкладами ділових зустрічей на день, тиждень, місяць; генерує звукові сигнали, заздалегідь попереджаючи про діловій зустрічі, виконує функції диспетчера завдань і сортування завдань за критеріями; забезпечує можливість складання картотеки з пошуком потрібної інформації; забезпечує реєстрацію телефонних дзвінків, автоматично фіксує вихідні і вхідні телефонні дзвінки, генерує звіти про всі дзвінки, пов'язаних з певними абонентами; дає можливість складати звіти різного формату. Як альтернативну офісної системи, може бути використано групове програмне забезпечення Lotus Notes, яке призначене для спільної роботи груп користувачів. Цей програмний продукт успішно конкурує з офісними системами, системами електронної пошти, а також різними системами колективного доступу до інформації, побудованими з використанням локальних і глобальних комп'ютерних мереж. Lotus Notes дозволяє співробітникам обмінюватися поштою в офісі, спільно працювати над проектом, а також надавати колективний доступ до інформації. З метою економії робочого часу при підготовці листів, довідок доповідей, наказів тощо рекомендується застосовувати диктофон типу "Омега" або інші моделі, які добре зарекомендували себе на практиці. Диктофонний техніка може бути використана як децентралізовано так і централізовано. У першому випадку керівники та фахівці, що диктують більш 45 хв протягом робочого дня, забезпечуються індивідуальними апаратами, що встановлюються на їх робочих місцях. Централізований метод вимагає створення диктофоном-машинописного бюро, організація якого істотно знизить втрати робочого часу при підготовці службовцями різного роду документів. Ефективному застосуванню диктофонного техніки сприяє проведення деяких організаційних заходів. Для цього необхідно: визначити документи, при складанні яких доцільно використовувати диктофон; розробити збірники з типовими текстами службових листів записок та інших видів документації; скласти інструкції з використання диктофонів для працівників, які користуватимуться ними; підготувати друкарок і секретарів до роботи з диктофонами. Определенному зручності при підготовці документів служать також різні ручки: автоматичні, пір'яні й кулькові; рапідографи, фломастери, олівці кольорові, механічні та конструкторські, пристрої для стирання помилок і заточування олівців і т.п. Засоби обробки документів (різальне, обладнання для скріплення і склеювання матеріалів, штемпельні пристрої, машини для нанесення захисних покриттів на документи). Для різання окремих листів форматної паперу і розтину кореспонденції (в межах 20-50 листів на день) застосовується ручна комбінована машина типу МВК-М. При великому обсязі кореспонденції доцільно використовувати електрифіковану конвертовскривающую машину типу КВМ-66М. Для знищення документації рекомендується використовувати добре зарекомендували себе машини типу МК4-0.5х5; МК16-1, 2х15; МП40-1, 2. Скріплення різної документації стандартними металевими скобами в пачки товщиною до 2,5 мм здійснюється за допомогою ручного степлера паперів типу СПЗ-100-2 або електрифікованого типу СДЕ-100-3. Застосування автоматичного нумератора-Датирувальники типу НА-12-2М дозволяє швидко здійснювати штемпелювання, нумерацію, індексацію і датування документів. Для нанесення на що відправляється поштову кореспонденцію найменування підприємства або організації відправника і його адреси, вартості оплати, порядкового номера і дати поштового відправлення застосовуються маркірувальні машини типу ММ-2. З метою поліпшення документів, запобігання їх від забруднення необхідно використовувати ламінатори типу АР-230-2. Такі апарати служать для покриття документа спеціальною прозорою плівкою, що дозволяє значно підвищити їх механічну міцність і довговічність. Цій же меті служить машина для окантовки документів типу ОКМ-М, яка склеює липкою стрічкою тільки кромки креслень та іншої документації. Засоби зберігання і пошуку документів (картотечних обладнання та обладнання для зберігання документів). З метою зберігання яких відомостей довідкового або інформаційного характеру рекомендується застосовувати різного роду картотеки. Так, застосування контрольно-строкових карток дає можливість оперативно здійснювати контроль за термінами виконання доручень, швидко відповісти на запитання про стан поточних справ. Для зберігання і пошуку карт (формату А5) з необхідною інформацією зручно користуватися настільною картотекою. Картки в такій картотеці зберігаються у вертикальному положенні і розділені за певними ознаками. Застосування, наприклад, у відділах кадрів, планово-економічних та інших підрозділах картотек з розташованими в них картами з крайовою перфорацією дозволяє швидко здійснювати багатоаспектний пошук по кодованих ознаками карти або групи карт, що створює певну зручність при аналізі масиву даних. Для розкладки, зберігання та систематизації оперативних документів рекомендується використовувати спеціальні лотки для паперів, які дозволяють дотримуватися певний порядок на робочому місці. Застосування в роботі службовців папок з швидкодіючим затискачем для тимчасового і тривалого зберігання документів дозволяє швидко закріпити їх і виключає необхідність користування дироколом. Проста і зручна конструкція замку забезпечує вільний доступ до будь-якого знаходиться в папці документу. Засоби виконання обчислювальних операцій. У роботі фахівців необхідно ширше використовувати рахункові та довідкові лінійки, які можуть замінити довідники, таблиці, вимірювальні прилади. Простота і зручність використання таких лінійок значно економлять робочий час при проведенні різного роду розрахунків. Оскільки вартість лічильно-довідкових лінійок в порівнянні з іншою лічильної технікою порівняно невелика то доцільно забезпечити ними всіх керівників і фахівців, яким вони необхідні за родом діяльності. Мікрокалькулятори є в основному засобом індивідуального користування і застосовуються при виконанні планово-економічних, фінансових та інших видів робіт. Мікрокалькулятори розрізняються залежно від виконуваних функцій. Найпростіші мікрокалькулятори забезпечують виконання чотирьох арифметичних дій, дій з константою, витяг квадратного кореня, обчислення відсотків і обчислення зворотної величини. Інженерні мікрокалькулятори призначені для виконання інженерних і науково-технічних розрахунків і крім функцій, виконуваних найпростішими мікрокалькулятора, дозволяють робити обчислення статечних, показових, алгоритмічних, прямих і зворотних тригонометричних функцій, а також роботу з оперативною пам'яттю. Програмовані мікрокалькулятори виконують ті ж операції, що і інженерні, а також виробляють обчислення за програмами. В останні роки вітчизняною промисловістю освоєно ряд сучасних мікрокалькуляторів типу "Електроніка", які за швидкодією, масі, габаритам, зручності і простоті обслуговування, ремонтопридатності і відсутності шуму при використанні в чому відповідають останнім досягненням світової практики в цій галузі. Для організацій, в яких виробляється великий обсяг обчислювальних операцій, особливо по одним і тим же алгоритмам, можуть бути рекомендовані персональні електронно-обчислювальні машини (ПЕОМ). За сукупністю базових показників структури, конструктивним виконанням, масогабаритних характеристик і призначенням можна виділити наступні основні категорії ПЕОМ: настільні, підлогові і портативні. Кожна з категорій ПЕОМ має певні типи, головним чином зумовлені потужністю і масогабаритними характеристиками. Основні параметри і загальні технічні вимоги до ПЕОМ визначені в [28] для наступних областей застосування: індивідуального використання в побутових умовах, масового навчання (робочі місця учнів), професійного навчання та діяльності (обробка текстів, планування та інженерні розрахунки), складної професійної діяльності (освіта, охорона здоров'я, наукова, інженерна, адміністративно-управлінська, фінансова, економічна та ін.), автоматизація проектування, наукових досліджень, технологічних процесів. Для організації робочих місць службовців в якості засобів виконання обчислювальних операцій можуть широко використовуватися портативні ПЕОМ. Залежно від ступеня портативності і умов використання в даний час впроваджують такі основні типи ПЕОМ: транспортуються, переносні типу "чемодан", переносні типу "дипломат", "кишенькові" типу "книги" і "записної книжки". У переносних моделях замість моніторів використовуються одно і двосторонні плоскі екрани. В основному застосовують ЖК газополуменеві і електролюмінесцентні екрани різної якості, споживаної потужності, контрастності. У більшості портативних ПЕОМ передбачено кошти для підключення зовнішніх стандартних моніторів для тривалого використання на одному місці. Серед великої безлічі наявних в даний час даного типу ПЕОМ можуть бути рекомендовані наступні: TRULY 966 Т (16-розрядна двоколірна печатка); TRULY 258-12 (12-розрядна, папка); CITIZEN RX-5640 (електронний зошит, 14-розрядна, калькулятор, 64 Кб); CITIZEN RX-3200 (записна книжка, 16-розрядна, калькулятор, 32 Кб), CITIZEN SR-35T (кишенькова 8-розрядна). ПЕОМ по використовуваних технічних і програмних засобів можна умовно розділити на три покоління. ПЕОМ першого покоління - це в основному ЕОМ з 8-розрядними мікропроцесорами (МП) типу Mostek 6205, Zilog 80/86, I8080; 8-розрядними системними інтерфейсами (СІ) типу S-100, STD-bus, Multibus; зовнішньою пам'яттю на НГМД ; операційною системою типу СР / М. Друге покоління ПЕОМ базується в основному на 8 - і 16-розрядних МП типу Motorola 6800/68000, I8088/8086/80186; системних інтерфейсах типу XT-bus, S-100, STDE-bus, VME-bus; зовнішньої пам'яті типу "вінчестер "першого покоління; операційних системах типу MS DOS / PC DOS, CP/M-86. У третьому поколінні ПЕОМ (з 1986 р.) використовуються 32-розрядні МП типу 80386, 80486, 68030; системні інтерфейси типу AT-bus; нові 32-розрядні СІ типу PСI, EISA; операційні системи типу MS DOS, UNIX, OS / 2 . Завдяки істотному збільшенню обсягу виробництва і відповідно зниження вартості, підвищення обчислювальної потужності, функціональних можливостей, підтримки мов високого рівня, багатозадачних і багатокористувацьких режимів ПЕОМ третього покоління дає можливість широкого їх використання в системах автоматизації проектування і виробництва (CAD, АСНІ) наукових дослідженнях і експериментах (CASE, АСНІ), інженерному працю (САЕ, САІТ), розробці програмного забезпечення (CASE, сапо). Особливе місце в ПЕОМ відводиться периферійних пристроїв (ПУ). Основні типи ПП загального призначення - клавіатури, дисплеї, друкуючі пристрої, пристрої комунікації, маніпулятори графічної інформації (МГІ). Клавіатура - основний засіб введення інформації, уніфікується в основному для ПЕОМ професійного та навчального призначення. Вона має декілька груп клавіш: алфавітно-цифрові, функціональні, управління курсором по екрану дисплея, спеціальні, керуючі. Стандартні клавіатури є відокремлюваними, електронна частина реалізується на однокристальних МП або мікро-ЕОМ і з'єднується з системним блоком ПЕОМ спеціалізованим інтерфейсом. Як правило клавіатура уніфікована і особливих вимог до її вибору не пред'являється. Клавіатура відрізняється від клавіатури звичайної друкарської машинки тим, що має додаткові функціональні клавіші, наприклад, клавіші подвійного перемикання, редакторських знаків, програмування. Конструкторське рішення клавіатури має саме пряме відношення до виникнення втоми та інших неприємних відчуттів оператора (користувача). Висота клавіатури щодо її нижнього ряду не повинна перевищувати 50 мм, оптимальна висота - 30 мм. Дисплей - найбільш універсальний засіб відображення інформації. Дисплеї характеризуються такими показниками: яскравістю фонового світіння екрана, контрастністю і яскравістю зображення на екрані, кольором світіння екрана, частотою мерехтіння зображень, мінімальним фоновим світінням екрану при необхідній контрастності зображення, тривалості післясвітіння зображення, роздільною здатністю, перешкодами, потужністю фази іонізуючого та електромагнітного випромінювання, вибухонебезпекою, максимально допустимої освітленістю екрана зовнішніми джерелами світла. Частота мигтіння зображень повинна знаходитися в межах 75-100 Гц. При застосуванні кольорових зображень критична частота мигтіння повинна бути не менше 60 Гц. Пред'являється на екранах дисплеїв буквено-цифрова інформація повинна відповідати загальноприйнятим і стандартним нормам накреслення шрифтів з урахуванням специфікацій формування знака на конкретному типі індикатора. Оптимальним кольором для висвічування знаків на екранах дисплеїв є ділянка спектра з довжинами хвиль від 500 до 570 мм, тобто жовто-зелені промені. Ці кольори характеризуються малою насиченістю, максимальної видимістю і найменшою Стомлені для очей. З урахуванням вищевказаних характеристик для організації робочих місць службовців можуть бути рекомендовані наступні типи дисплеїв: SVGA 0.24 17 "N1 AOC Spectrum, SVGA 0.24 19" Gold Star LR N1 Dig. Друкуючі пристрої (принтери та інші пристрої вибору) в архітектурному плані підключаються, як правило, через стандартні порти введення-виведення за допомогою паралельного інтерфейсу типу Centronics або USB. Залежно від необхідної швидкості друку, якості, формату паперу може бути вибраний той чи інший тип принтера: EPSON LX-1050; EPSON-1170, EPSON Stylus 820; HP DeskJet 660; HP Laser Jet SL; HP Laser Jet 4 +. Рекомендовані маніпулятори інформації. Плоттери: Осі Grophiss серії 5100 (монохромний струменевий) і серії 5100 с (кольоровий, струменевий); МITОН ХР-300 (пір'яний), МITОН F920E (з автоматичним завантаженням); МITОН СР503 (лазерний); ВСО 65104 COLOR (кольоровий). Сканери: ВСО G 6015-S; ВСО G 6545-S; Calcomp Scan Plus 3 (широкоформатний); Contex FBS і Vidar TrueScan (мають формат А0 (тобто 914 мм), довжина документа фактично не обмежена). Засоби забезпечення оперативного зв'язку. Для якнайшвидшого отримання та передачі усної інформації, крім звичайного телефонного зв'язку, необхідно використовувати і оперативні засоби зв'язку, що дозволяють значно скоротити час на з'єднання з абонентом. Нашою промисловістю виробляються сучасні оперативні засоби зв'язку типу "Псков", "Темп-40", "Кром", директорські комутатори КД-20/5, КДЕ-25/4, КДЕ-40/4, "Кристал". Застосування директорських комутаторів дозволяє вести розмову з кількома абонентами одночасно, що зручно при проведенні нарад, передачі термінових повідомлень. З метою підвищення ефективності телефонного зв'язку рекомендується застосовувати концентратори, автоматичні номеронабирачі, підсилювачі, автовідповідачі та ін Застосування концентраторів типу К-3, КАС дозволяє замінити від трьох до шести звичайних телефонних апаратів на робочому місці, забезпечуючи при цьому світлову і звукову сигналізацію по кожній лінії, можливість одночасного з'єднання з декількома абонентами з веденням переговорів по одній лінії і т.д. Автоматичні номеронабирачі типу "Автонабір-24", "Електроніка-елетап-мікро" і "Елетап" дозволяють закодувати відповідно 24, 32 і 60 абонентів, з якими найчастіше за все доводиться зв'язуватися в процесі роботи. Для виклику абонента достатньо натиснути відповідну клавішу. Застосування телефонного підсилювача гучності типу УТУ-1 позбавляє від необхідності тримати телефонну трубку, що дає можливість робити записи надходить інформації або підбирати необхідні документи під час телефонної розмови. Автовідповідач типу АТГ-2, що є приставкою до телефонного апарату, призначений для повідомлення заздалегідь записаного відповіді при виклику абонента під час його відсутності. Практичний інтерес в галузі забезпечення оперативного зв'язку представляють апаратно-програмні комплекси на базі ПЕОМ, зокрема комплекс "Тритон" розробка фірми "Українські ПРИВАТНІ системи". Він являє собою телефонний мовний інтелектуальний термінал з визначником номера (тритон). Апаратно-програмний комплекс "Тритон" дозволяє укомплектувати ПЕОМ типу IBM PC / AT додатковою платою, яка перетворює комп'ютер на телефонний сервер або в автоматизоване робоче місце (АРМ) ділового абонента (ДА). АРМ ТАК на базі комплексу "Тритон" представляє наступні послуги: визначення номера, прізвища та адреси абонента (при необхідності); цифровий запис і твір переговорів; автоматичну розсилку мовних повідомлень; автоматичний дозвон за списком абонентів; автоматичну реєстрацію переговорів; визначення номера абонента і видачу альтернативних автовідповіді; синтез мови з командного рядка або текстового файлу; редагування мовних повідомлень (вставка, посилення, видалення, копіювання фрагментів мовних файлів). Для забезпечення оперативного зв'язку можуть бути використані різного роду факс-модеми, наприклад: факс-модем-автовідповідач ZyXEL U 1496В +; Факс-модем ZyXEL Omni-288S; факс-модем GVC F-1114 HV/R6; телефон PANASONIC KX-F130B; телефон SHARP FO-245. Більш зручне і вигідне засіб зв'язку, ніж телефон і факс, є електронна пошта комп'ютерної мережі, наприклад: мережі RELCOM. Для виклику співробітників незалежно від їх місцезнаходження (в межах території, що обслуговується) може бути використана система двосторонньої радіотелефонного пошукової зв'язку. Службова меблі та вимоги до неї вимоги. Найважливішим елементом організації та оснащення робочих місць службовців є спеціальні меблі, функціональні, конструктивні та естетичні особливості якої можуть значною мірою вплинути на скорочення витрат часу, що мають місце при пошуку документації та канцелярського приладдя, що в свою чергу може надати великий вплив на працездатність і ефективність праці керівників, фахівців і технічних виконавців, зайнятих у сфері управління. При виборі службової меблів, що відповідає специфіці виконуваної роботи, необхідно мати вихідні дані про кількість і форматі надходить і зберігається документації, яка використовуватиметься на робочому місці. При цьому важливо враховувати і загальні вимоги, які пред'являються до службової меблів: - Забезпечення комфортних умов при виконанні роботи, тобто відповідність габаритів меблів антропометричним і фізіологічним особливостям людини, який більшу частину робочого часу проводить в положенні сидячи; - Можливість взаємозамінності ящиків, що дозволяє використовувати їх у різних столах і шафах і розміщення меблів в залежності від форми і площі приміщення, що досягається виготовленням меблів з стандартних і уніфікованих елементів; - Відповідність гігієнічним та психофізичних вимогам, тобто поверхні меблів повинні бути твердими і гладкими, покритими лаком або іншим матеріалом, що виключає сліпучі відблиски від сонячного, денного та штучного світла; - Відповідність розмірів ящиків в робочих столах і полиць в шафах розмірами та обсягом збережених документів, засобів праці, канцелярського приладдя та інвентарю, причому спосіб зберігання повинен забезпечувати зручність їхнього укладання, пошуку та вилучення, що дозволить скоротити час на їх пошук. Наприклад, ящики в столах повинні допускати зберігання папок, бланків, карток у вертикальному, тобто найбільш зручному положенні. Укладання документів в горизонтальному положенні один на одного недоцільна, тому що нижній документ або папку можна дістати лише після того, як підняті всі верхні, а обозримость їх фактично відсутня. Пошук потрібних документів та їх перекладка збільшують в цьому випадку втрати робочого часу, а також створюють труднощі в налагодженні та підтримці необхідного порядку на робочому місці. Ящики в столах і шафах повинні легко рухатися, тобто в їх конструкції повинні бути передбачені спеціальні, безшумні напрямні. Конструкції столів, шаф, стільців і т.д. повинні забезпечувати зручність прибирання меблів і службових приміщень. Усі дрібні і середні канцелярське приладдя необхідно зберігати в одному місці, тобто в столах повинні бути передбачені спеціальні лотки з роздільниками для їх розміщення. У робочому столі службовця слід передбачити місце для зберігання особистих речей. Наприклад, в конструкції робочого столу може бути передбачена спеціальна полиця між тумбами, на якій можна розмістити портфель, сумку т.п. У конструкції робочих столів через незручності експлуатації пересувної середній скриньку не передбачається, так як звичайне положення сидить за столом виключає нормальне висунення цього ящика і утрудняє доступ до його вмісту. Одно-Тумбові столи слід вибирати з розміщенням тумби зліва, тaк як тенденція всіх пишучих правою рукою сидіти за столам з деяким поворотом тулуба вліво. Оброблювані документи розміщуються на столі також зі зміщенням вліво. Якщо тумба праворуч від працюючого, то на поверхні столу зліва залишається занадто мало місця, і зона справа не використовується повністю. Таким чином, розміщення тумби зліва забезпечує рівномірне використання всієї площини стола. Для засобів праці (обчислювальні, друкарські машини тощо), які використовуються в роботі кількома співробітниками, треба передбачати невеликі пересувні столи. Конструкція столу для друкарок, операторів на обчислювальних машинах і т.п. повинна бути стійкою і виключати можливість вібрування. При необхідності розміщення безпосередньо на робочому місці службовця великої номенклатури технічних засобів праці передбачається приставка до столу або спеціальна тумба, для їх розміщення. Конструкція шаф і папок для документів повинна передбачати відкрите або засклене їх зберігання, що дозволить забезпечити швидкий огляд корінців папок, за якими завдяки спеціальним індексним відмітками можна, не відкриваючи папку, дізнатися, який матеріал в ній знаходиться. Робочі крісла і стільці повинні сприяти максимальному зменшенню м'язового напруження, тобто мати підйомно-поворотні механізм, що дозволяє службовцю вибрати найбільш зручну висоту сидіння і позу в залежності від його зростання. У тих випадках, коли виконувана робота пов'язана з частою зміною місця стільця по відношенню до столу чи іншій робочої поверхні, необхідно мати стілець з роликами на ніжках. Якщо робочі столи службовців за своїми конструктивними особливостями не задовольняють сучасним вимогам, а їх зовнішній вигляд хороший, то в цьому випадку можна зробити наступну модернізацію: - Два нижніх ящика тумби об'єднати в один і його ємність використовувати для зберігання документів в підвісних папках; - Нижній ящик столу обладнати касетами для похилого зберігання документів; - Верхній правий ящик столу оснастити спеціальним лотком для розміщення дрібних канцелярського приладдя; - Обладнати регульовану підставку для ніг. |
||
| « Попередня | Наступна » | |
|
|
||
Інформація, релевантна "12.2 Засоби оснащення робочих місць службовців" |
||
|
||